Trong nhiều năm qua, bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office đã mang lại cho người dùng rất nhiều tính năng hiện đại và nhiều cải tiến, nâng cấp vượt trội. Tuy nhiên, khả năng tương thích giữa các phiên bản lại là mối lo ngại đối với người dùng không chuyên. Nếu bạn đang phải làm việc với nhiều phiên bản MS Office khác nhau hoặc làm việc nhóm cộng tác với nhiều bạn khác nhau thì hàng ngày phải đối mặt với việc chuyển đổi qua lại giữa các định dạng.
Office 2007-2013 sử dụng định dạng mở rộng so với định dạng quen thuộc trong các bộ văn phòng Office 1997-2003. Họ thêm kí tự “x” vào phía sau định dạng, đây là một dấu hiệu đánh dấu cho việc sử dụng ngôn ngữ Extensive Markup Language (XML), trong đó có: MS Word (docx to doc), MS Excel (xlsx to xls), MS PowerPoint (pptx to ppt).
Sau đây là 4 thủ thuật giúp bạn dễ dàng làm việc trên các định dạng khác nhau của MS Office:
1. Làm việc ở chế độ Compatibility Mode
Khi mở các tập tin của bộ ứng dụng văn phòng Office 1997-2003 trên các sản phẩm tương ứng của Office 2007-2013 thì tập tin sẽ được mở ở định dạng Compatibility Mode. Bạn có thể làm việc dễ dàng ở chế độ này, các tính năng đều được hỗ trợ trên phiên bản mới.
2. Sử dụng tính năng chuyển đổi trên Office 2007-2013
Nếu bạn đang làm việc trên các phiên bản mới (Office 2007-2013 ) thì bạn nên chuyển đổi sang định dạng của phiên bản Office 1997-2003 trước khi chia sẻ chúng với nhóm cộng tác.
Để chuyển đổi tài liệu, bạn vào File > Info > Convert, với cách này tập tin gốc sẽ được chuyển đổi và thay thế.
3. Kiểm tra tính tương thích
Giả sử bạn đang làm việc trên các phiên bản Office 2007-2013, cần phải chia sẻ tài liệu cho người khác đang sử dụng phiên bản Office 1997-2003 thì bạn cần phải kiểm tra tính tương thích của tài liệu trên phiên bản thấp hơn. Việc này giúp làm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu và tính năng đang sử dụng trên tập tin.
Để kiểm tra thông tin thì bạn vào File > Info > Check for Issues rồi làm theo hướng dẫn của phần mềm để khắc phục những tính năng không tương thích.
4. Lưu ở định dạng Office 1997-2003
Sau khi kiểm tra tính tương thích, bạn có thể lưu tài liệu ở định dạng Office 1997-2003 mặc dù đang sử dụng các phiên bản cao hơn.
