Nếu là dân văn phòng thì chắc hẳn bạn không hề xa lạ gì với công cụ Google Drive, vì đây luôn là một nhóm ứng dụng hữu ích nhất cho công việc thường ngày. Việc áp dụng một số thủ thuật nhỏ sau đây sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức.
Thông thường để tạo một file tài liệu mới, bạn phải truy cập vào Google Docs, rồi bấm vào nút Blank. Bạn có thể rút ngắn việc này chỉ với việc tạo bookmark địa chỉ URL https://docs.google.com/create.
Khi cần tạo một file tài liệu mới, bạn chỉ cần bấm vào bookmark đã tạo, màn hình soạn thảo sẽ xuất hiện ngay. Nếu muốn tạo một file bảng tính, bạn chỉ cần thay từ “does” trong địa chỉ URL bên trên thành từ “sheets”. Tương tự, bạn thay từ “does” thành từ “slides” nếu muốn tạo một file trình chiếu, thay “docs” thành “drawings” nếu muốn tạo một file bản vẽ…
•Tận dụng các mẫu có sẵn
Google mới đây vừa bổ sung vào bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến của hãng chức năng cho phép người dùng tạo các file tài liệu từ các mẫu có sẵn (template). Google cho biết, những mẫu này đều được thiết kế bởi các chuyên gia trong các lĩnh vực tương ứng với từng template.
Thật vậy, khi truy cập vào một ứng dụng bất kỳ trong bộ ứng dụng văn phòng của Google, bạn sẽ thấy ở phía trên đầu ứng dụng đã có thêm một khu vực liệt kê rất nhiều các template phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau như xin việc, làm báo cáo, ghi chú cuộc họp… Nếu tận dụng tốt các template này, bạn có thể rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu suất công việc một cách đáng kể.
• Lưu các file được chia sẻ về tài khoản Drive
Khi ai đó chia sẻ file cho bạn thông qua Google Drive, bạn sẽ thấy file đó xuất hiện trong mục Shared with me. Nhưng thực tế nó không lưu trong tài khoản Drive của bạn,
mà chỉ là một shortcut liên kết đến file được chia sẻ. Drive cho phép bạn lưu những file này về tài khoản của bạn để tiện cho việc quản lý và sử dụng, bạn chỉ cần bấm vào nút Add to Drive nằm trên thanh công cụ phía trên, góc phải.
Ngoài 3 thủ thuật trên, bạn có thể tham khảo thêm các thủ thuật khác cũng rất hữu ích tại địa chỉ http://goo.gl/Dd2G9X.
